Todos temos tarefas que precisamos cumprir, seja no trabalho ou na vida pessoal, as tarefas nos cobrem dia após dia, pode parecer algo ruim vendo desta maneira, mas sem essas tarefas, ainda seriamos pessoas inexperientes em tudo, sem dificuldades, e é isso que nos torna mais fortes e melhores a cada dia, mas infelizmente as vezes a quantidade de tarefas e a falta de organização nos tornam reféns de nós mesmos, então como sair dessa? Como fazer o stress e a infinidade de tarefas parecer menos ruins? É simples com organização e prioridades.
Existem tarefas que ocupam um dia inteiro de nossa atenção, outras que terminamos em menos de 5 minutos, mas infelizmente muitas vezes não entendemos a diferença entre elas, e tratamos uma tarefa simples e rápida, como uma tarefa difícil e demorada, isso ocorre pela simples falta de organização e conhecimento de suas próprias tarefas, e então a partir de hoje entenderemos melhor as tarefas e as cumpriremos com maestria, mas como faremos? Da seguinte maneira.
Primeiro, coletaremos todas as nossas tarefas, sejam para hoje, amanhã ou para mês que vem, tudo aquilo que vier em sua mente, anote sem exceções, construa uma caixa de entrada de suas tarefas, seja levar o cachorro para passear a comprar a aliança de seu sonhado casamento.
Segundo, daremos total atenção para cada uma delas, nos questionando, “para esta tarefa existe algo a ser feito?” Entenda da seguinte maneira, existira tarefas das quais poderemos arquivar para tempos futuros, aquelas que mesmo você acreditando ser importante no final percebe que são inúteis, e tarefas das quais você ainda pode precisar de algo que ainda não possui para completa-las, se existir tarefas assim, as anote em outro papel e crie um arquivo para tarefas indefinidas.
Terceiro, após conhecer suas tarefas e saber exatamente aquilo que é importante, aplicaremos a ação necessária para cada uma, da seguinte maneira;
1. Sua tarefa demora menos de 5 minutos para ser concretizada? Se sim a conclua, não importa o que esteja fazendo, se isso ou aquilo é mais importante, faça, conclua e você terá uma tarefa a menos para se preocupar, se deixarmos para amanhã talvez não seja possível realiza-la, e isso fara dela uma bola de neve esquecida, e quando menos esperar depois de alguns dias, essa bola terá se tornado uma avalanche, responda seu e-mail, faça aquela ligação importante, se você acreditar que não irá durar mais de 5 minutos, simplesmente a faça.
2. Após completar as temidas tarefas de 5 minutos, decidiremos aquelas tarefas das quais NÃO depende apenas de nós, aquelas em que precisam da assinatura do chefe, ou simplesmente da opinião de alguém, anote essas tarefas e delegue, quando a pessoa necessária aparecer você saberá o que você precisa.
3. Depois anotaremos as tarefas das quais temos data e hora definidas, como aquelas reuniões, o aniversário da sogra, coisas como essa que não precisam ser uma preocupação a mais em sua mente no momento, apenas anote em sua agenda e a esqueça pelo tempo que ainda resta.
4. Por fim, sobraram aquelas que precisam ser feitas assim que possível, as tarefas do dia que duram mais de 5 minutos, e que são importantes e também urgentes, separe-as como tarefas pessoais e profissionais.
5. Após todas as listas estarem completas, temos que entender o que faremos primeiro? Faremos tudo ao mesmo tempo? Obviamente que não, precisamos entender a importância e a urgência de cada uma de suas tarefas da seguinte maneira.
Nesta tabela dividiremos nossas tarefas por sua importância e por sua urgência, separe exatamente aquelas que são mais importantes para você, o que trará mais prejuízo para si caso não seja completada, e aquelas que são mais urgentes, são necessárias para até o fim do dia, podem não ser tão importantes, mas ganhara pontos com o chefe caso sejam feitas, entenda desta maneira;
Importantes e urgentes (IU): Tarefas que precisam de resolução rapidamente, e que caso não feita terá um prejuízo gigante pelo seu grau de importância.
Urgentes, mas não importantes(U): Tarefas que precisam ser feitas rápido, mas que não tem uma importância relevante.
Importantes, mas não tão urgentes(I): Tarefas que são de total importância serem feitas, mas que tenham um tempo a mais para serem executadas.
Menos importantes e menos urgentes(-): Tarefas que precisam ser feitas, mas que não se trata de salvar o mundo, e não precisam de muita pressa em sua execução.
Entendido como a tabela funciona, dividiremos elas nos respectivos quadrantes da seguinte maneira;
Feito isso, você saberá exatamente como agir diante de suas tarefas, e saberá por qual iniciar, obviamente pelas tarefas urgentes e importantes, inicie uma por vez e a execute sem se importar com as outras, se concentre em uma coisa de cada vez e a termine com maestria, após termina-las, siga para as tarefas urgentes, em seguida as importantes, e por fim conclua seu dia de tarefas com as que restaram, e seu dia terá sido perfeito.
No começo pode parecer complicado, mas depois de algum tempo usando da tabela, você entendera como ela é útil e lhe ajuda demais em sua vida, entenda que uma vida sem organização dificilmente lhe trará conquistas, mesmo se você nunca usou nem mesmo uma agenda, com vontade e dedicação é possível ter um dia mais eficaz e fara você se sentir ótimo por conquistar suas tarefas.
